Poslední dobou nás zákazníci oslovují s tím, že jim dochází místo v jejich Microsoft 365 tenantu a jestli na to nemáme řešení. Jedním z možných řešení může být právě Microsoft 365 Archive, která je součástí řešení Microsoft AI Syntex.
Jak lze řešit nedostatek místa na Sharepointu
Pokud vám dochází místo na Sharepointu, máte vlastně jen 2 možnosti. Dokoupit další prostor nebo nepotřebná data někam přesunout. Třeba právě do archivu. Microsoft 365 Archiv umožňuje uvolnit místo na Sharepointu a zároveň zachovat tato nepotřebná data jejich přesunutím do studeného úložiště (tzv. cold storage).
Když je Sharepoint site archivována, tak už nespotřebovává kvótu úložiště tenantu, ale účtuje se spotřeba v rámci služby Microsoft Azure.
Na všechna archivovaná data se automaticky aplikují stejné politiky zabezpečení či compliance politiky, ale za mnohem nižší cenu.
Výhody Microsoft 365 Archive
Microsoft slibuje mimořádně rychlou archivaci sharepoint sites o libovolné velikosti a o libovolném počtu. Možnost archivace automaticky platí také na týmy v rámci služby Microsoft Teams.
Při opětovné aktivaci (tedy navrácení dat zpět z archivu do sharepointu) jsou zachována všechna metadata a oprávnění.
Při archivaci dochází k fyzickému oddělení aktivního a neaktivního obsahu, to znamená, že archivovaná data leží na jiném místě než data aktivní.
Kapacita tenantu
Předpokládám, že tyto informace čtete právě pro to, že vám dochází místo v úložišti (Sharepoint Online). A víte, jaká je vůbec kapacita vašeho tenantu? Pokud nevíte, tak přesnou informaci najdete v Sharepoint admin centru.
Kapacitu si ale také můžeze sami jednoduše spočítat.
- Základní kapacita teantu, tedy prostor pro vaše společná data je 1 TB. Vždycky, I když vlastníte jen jednu licenci, která vás opravňuje používat Sharepoint.
- K tomuto 1 TB si připočtěte dalších 10 GB za každého takto licencovaného uživatele.
- A pokud jste si za nekřesťanské peníze dokoupili také dodatečný prostor pro Sharepoint v podobě File storage addonu, tak si tento prostor také připočtěte.
Každý licencovaný uživatel má ještě svůj "vlastní" prostor o velikosti 1 TB. Tento prostor je "navíc" a z celkové kapacity tenantu se neodečítá.
Známá omezení
Co se omezení týče, tak nejdůležitějším omezením je aktuálně to, že tato služba je stále ve verzi Preview. To znamená, že Microsoft ji již poskytuje zákazníkům k otestování, ale funkcionalita může být omezená nebo se může měnit.
Ta nejdůležitější omezení tedy jsou:
- Možnost archivovat maximálně 50 000 sharepoint sites. Schválně
- Tím, že data uložená v archivu lze prohledávat pomocí eDiscovery, tak je nyní umožněno také exportovat pomocí eDiscovery rovnou z archivu bez nutnosti reaktivace. Ve veřejně dostupné verzi bude ale reaktivace nutná
- Abyste mohli tenant přejmenovat, musí být všechny archivované sites reaktivovány
- Archivovat lze pouze ty sites, které nejsou zálohovány pomocí služby Microsoft 365 backup. Před archivací tedy zálohu vypněte.
- Před tím, než sharepoint site nebo tým archivujete, odeberte je ze synchronizace pomocí OneDrive klienta. Pokud to neuděláte, klient vyhlásí chybu.
Kolik služba stojí
No a konečně to nejdůležitější a to jsou ceny. Za co se vlastně platí.
Platí se za spotřebu úložiště. Ta je účtována měsíční sazbou 0,05 USD za 1 archivovaný GB.
Spotřeba je účtována pouze tehdy, když archivované úložiště plus aktivní úložiště v aplikaci SharePoint překročí limit kapacity úložiště SharePointu.
Jinými slovy, pokud jste v tenantu ještě nevyčerpali kapacitu úložiště, tak nevznikají žádné další náklady na archivované sites.
Dále jsou zde poplatky za tzv reaktivaci, což je navrácení dat z archivu zpět do sharepointu. Reaktivace je zpoplatněna sazbou za obnovený GB.
Poplatek za reaktivaci je účtován bez ohledu na to, zda je tenant nad nebo pod svým kapacitním limitem služby SharePoint, a je účtován pouze v případě, že je reaktivace provedena více než sedm dní poté, co byla sharepoint site naposledy uvedena do stavu archivace.
Měsíční využití archivu se vypočítá jako součet využití všech aktuálně archivovaných sites. Využití každé site se rovná využití úložiště, které lze zjistit v Centru správy SharePoint.
Velikost archivované site, a tedy i úložiště, za které se účtuje, se může změnit pouze v případě, že se změní její obsah (například obsah přirozeně vyprší v koši nebo soubory odstraní zásady pro uchovávání dat).
Tabulka níže vám pomůže si představit úspory, kterých dosáhnete archivací obsahu na základě četnosti a procenta veškerého archivovaného obsahu, který obnovujete.
Klíčovým poznatkem je, že pokud nereaktivujete více než 30 % dat častěji než dvakrát ročně, dosáhnete největší možné úspory.
Ukázka aktivace služby, provedení archivace a reaktivace
Pro aktivaci Microsoft 365 Archive potřebujete službu AI Syntex a tedy potřebujete aktivní Azure předplatné a také předplatné Microsoft 365.
Více ve videu níže:
Závěrem
Možnosti zálohovat a archivovat data přímo v rámci platformy Microsoft 365 nám dlouho chyběly a museli jsme si pomáhat různými nástroji třetích stran. A i když jsou obě služby zatím ve verzi preview a mají svá omezení, tak jsem přesvědčený o tom, že budou mezi IT profesionály a koncovými zákazníky velmi oblíbenými.
Užitečné odkazy
Scénáře a případy použití pro Microsoft Syntex
https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/syntex/archive/archive-overview
https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/syntex/archive/archive-pricing
Microsoft 365 Backup (Preview)
https://learn.microsoft.com/cs-cz/microsoft-365/syntex/backup/backup-overview